La mise en place systématique de capteurs dans les bureaux est-elle une solution ?
Mettre des capteurs partout dans les bureaux, et pour tout, est non seulement inutile mais coûteux en investissement et en temps d’analyse des données. La mise en place d’un système de captation systématique ouvre la porte à des dérives de surveillance et de coercition. Comme par exemple les indicateurs de niveau sonore qui déclenchent des alertes. Ou des réprimandes dans les espaces partagés sous prétexte de confort pour tous. Nous avons vu, dans certains incubateurs d’entreprise, les gérants installer des décibelmètres dans le but de pénaliser ceux qui parlaient trop fort. Ici, l’alternative est peut-être d’attaquer le problème à la racine, … en fermant l’espace par une vitre, par exemple.
Mesurer n’est utile que si l’on a des objectifs précis à atteindre. Les objectifs peuvent être définis au moment de la programmation. Ils doivent être révisés régulièrement, de façon périodique (tous les trimestres par exemple) et à l’occasion de chaque réorganisation majeure. Ils doivent être absolument en ligne avec la culture et la vision de l’entreprise et répondre à des inadéquations Espace-Organisation mises en relief par les enquêtes.
Comment définir ses résultats à atteindre ?
On peut classer ces objectifs selon les axes suivants, du plus individuel au plus global :
- Productivité individuelle, capacité de concentration
- Confort individuel sensoriel, accessibilité, consommation
- Capacité à échanger, partager, collaborer
- Adaptabilité aux besoins, projets, différents temps, débordements
- Efficacité intra-équipes, inter-départements
- Inclusivité (client, télétravail, téléconférence, environnement…)
- Coûts (des surfaces, par employés, de réaménagement, de déménagement, d’agrandissement/réduction de surface, turn over)
- Revenus (ventes, sous-location, services aux autres utilisateurs)
- Image (Awareness, Marque employeur, CSE…)
- Durabilité (Energie, déchets, réutilisation, implication des équipes)
Des techniques issues de l’analyse des données permettent d’établir des corrélations entre les indicateurs et les objectifs quantitatifs et qualitatifs définis. Il suffit de bien poser les objectifs et d’identifier les mesures qui pourraient y contribuer. Par exemple, si l’on compare le taux d’occupation des zones à la température et au niveau sonore tout au long d’une journée, on met en évidence les zones propices à la concentration. On sait si la concentration y est souvent perturbée, ou bien si elles sont faiblement occupées ou saturées. Ainsi, fixer un objectif de taux d’occupation maximum sous le seuil sonore de concentration permet d’offrir une productivité optimale à une population en flex office.
Qu’en est-il des espaces collaboratifs ?
De même, le seuil minimum d’occupation des espaces collaboratifs (hors salles de réunion) est un indicateur d’adéquation au partage. A contrario, la seule mesure du temps d’occupation d’un poste de travail ou d’une salle de réunion aura certainement un impact sur la programmation des futurs locaux mais ne permet pas de progresser vers l’un des objectifs listés ci-dessus.
Pour y parvenir, ces indicateurs et objectifs doivent croiser les informations mesurées dans l’espace avec les informations tirées des outils numériques. Par exemple : la réservation de salle, la messagerie instantanée, les terminaux interactifs (distributeurs par exemple) quand ceux-ci sont accessibles.
Extrait de « Pourquoi Allons-nous au Bureau », de Rémi Mangin et Michel Ciucci aux éditions Eyrolles. Cet articles est une contribution de Cyril Hadji-Thomas et Clara Tomasini.
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