Lieux de travail en évolution

Nos lieux de travail évoluent

Nos lieux de vie, et donc nos lieux de travail, évoluent avec nous. L’entreprise vit, évolue, se transforme, grandit ou se réduit, et ses bureaux aussi. Il se passe pourtant quelque chose d’étrange, quand un aménagement est fait ou un bâtiment inauguré. Nous nous comportons tous comme s’il avait été construit pour l’éternité. Les murs de placo se transforment en murs porteurs, les espaces se figent et les meubles impriment leur marque, indélébile, sur la moquette. Il est vrai que le terme « immobilier » est trompeur. En anglais, real estate rend peut être mieux grâce à ce qui est notre réalité quotidienne. Quoi de plus « réel » que ces lieux que nous habitons et qui vivent avec nous.

Il n’est pas nécessaire d’attendre d’être forcé à déménager pour ajuster l’espace et l’organisation. Un espace de travail peut être reconfiguré, repensé, redécoupé à volonté pour épouser les tendances et la culture du collectif qui l’occupe. L’adéquation Espace-Organisation est une notion simple. Elle peut aider à ajuster les lieux à l’activité qui s’y déroule. Il suffit de penser cette adéquation dans le temps, et pas seulement ponctuellement.

Pour une programmation dynamique

Avant tout aménagement, il est indispensable de commencer par le travail de programmation. C’est-à-dire par la définition des besoins et des contraintes d’occupation d’une équipe dans ses bureaux. En amont, le « programmiste » recense les occupants, les typologies de bureaux et d’équipements dont il a besoin. Il étudie les modes de fonctionnement et la culture d’interaction au sein de l’entreprise. Puis, il applique ces contraintes à un lieu précis.

Ce travail est complexe, long et fastidieux quand il est fait manuellement. Il suit un travail non moins complexe d’entretiens et de collecte de données. Il est donc naturel qu’on ne mène un processus aussi laborieux qu’en début de projet. Par ailleurs, on évite d’en changer trop souvent les paramètres et les limites.

Le résultat tangible de ce processus est le zoning plan dans lequel les personnes ou équipes sont placées dans des espaces délimités, en fonction des effectifs et du type d’espace choisi  (cloisonné, ouvert, partagé…). Aboutir à un zoning plan prend plusieurs jours de travail à des architectes ou consultants expérimentés. Toute modification majeure du bâtiment ou du programme implique de recalculer l’ensemble du programme et de refaire le plan.

Le travail des « programmistes »

Lorsque ce processus est accompli traditionnellement par des « programmistes », architectes ou consultants spécialistes de la définition du besoin, le résultat est à l’image de leur savoir-faire. Un résultat original, professionnel et intelligent. Malheureusement, il ne sera malheureusement jamais optimal, ou alors par un coup de chance. Il est bien trop difficile dans un temps raisonnable de mesurer, ajuster, tester, toutes les solutions qui permettraient de satisfaire toutes les contraintes tout en maximisant les objectifs.

Ce travail repose sur des options de programmation, des réorganisations possibles, des différents bâtiments envisagés, des types de surfaces potentiellement occupées. Si ce travail vient à être refait trois fois, quatre fois, dix fois, il devient absolument impossible en raison de son coût et du temps qu’il faudrait y consacrer.

Il faut penser l’aménagement comme une dynamique qui suivrait le mouvement des équipes et l’évolution de l’entreprise. Cela impose de repenser la technologie et les méthodes de conception des espaces.

Comment accompagner la transformation sur les lieux de travail

Grâce à notre expérience nous avons élaboré un tel système pour à la fois cartographier les besoins et les contraintes du site et les confronter à la réalité. On peut ainsi accompagner la transformation, la visualiser, mesurer l’adéquation de l’espace à l’organisation. Notre logiciel complet, appelé We2 (prononcer oui scouère pour Workplace Efficiency) est l’aboutissement des cinq dernières années passée en Recherches et Développement.

Grâce à l’intelligence artificielle, le programme positionne automatiquement les départements et les postes en fonction des contraintes et des souhaits de l’entreprise. Ce système aboutit à un zoning optimal à tout point de vue, ce qu’un humain ne sait faire avec certitude. On peut non seulement calculer l’impact de l’aménagement sur les surfaces et les coûts. Mais également, un plan est généré en quelques minutes. Et ce, à volonté, au gré des modifications du programme, de l’organisation, des équipements, des locaux que l’on veut tester. La machine facilite cette approche. Elle permet de mettre en place des processus collaboratifs de co-conception des espaces en explorant des solutions au gré des idées. Mais aussi  des options d’organisation ou de la vision que l’on imagine pour l’évolution du groupe.

La programmation dynamique et collaborative est la clé d’une parfaite adéquation Espace-Organisation. Non seulement au moment de l’aménagement, mais surtout tout au long de l’occupation des locaux.

Extrait de « Pourquoi Allons-nous au Bureau », de Rémi Mangin et Michel Ciucci aux éditions Eyrolles. Cet articles est une contribution de Cyril Hadji-Thomas et Clara Tomasini.